Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE Eu:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen informointi

1. Rekisterien pitäjät
Terapiakeskus Terapeija Oy ja Terapiakeskus Terapeija Oy:n itsenäisinä ammatinharjoittajina toimivat fysio-, toiminta-, puhe- ja musiikkiterapeutit:

Terapiakeskus Terapeija Oy
Espoo; Kuusiniementie 2, 02710 Espoo, Vantaa; Kyläkaivontie 6D, 01350 Vantaa, Helsinki; Kivensilmänkuja 3, 00920 Helsinki / Myllypuron ostoskeskus

Fysioterapia

Pauliina Aarnio050-341203pauliina.aarnio(a)terapeija.fi
Eija Helminen0400-703 571eija.helminen(a)terapeija.fi
Hanna Helminen040-57 97 666hanna.helminen(a)terapeija.fi
Johanna Holma044-975 4109johanna.holma(a)terapeija.fi
Katariina Nyyssölä040-515 6371katariina.nyyssola(a)terapeija.fi
Marianne Rautakorpi0400-831 754marianne.rautakorpi(a)terapeija.fi
Riitta Sulander050-565 8213riitta.sulander(a)terapeija.fi
Tarja Suomela040-515 5560tarja.suomela(a)terapeija.fi
Nita Tolvanen0400-989 542nita.tolvanen(a)terapeija.fi
Arja Ropponen-Hälvä050-570 5565arja.ropponen-halva(a)terapeija.fi
Reetta Tuomisto040-529 3601reetta.tuomisto(a)terapeija.fi

Toimintaterapia

Oili Alasalmi050-512 5495oili.alasalmi(a)terapeija.fi
Henrika Backman040-736 6947henrika.backman(a)terapeija.fi
Jaana Lagercrantz040-526 6479jaana.lagercrantz(a)terapeija.fi
Mirja Linjama040-512 4118mirja.linjama(a)terapeija.fi
Katariina Machi044-569 4335katariina.machi(a)terapeija.fi
Sonja Sivonen040-722 6682sonja.sivonen(a)terapeija.fi
Anne Ruotsalainen050-463 5511anne.ruotsalainen(a)terapeija.fi
Harriet Tergujeff050-339 5147harriet.tergujeff(a)terapeija.fi
Petra Enroth040-719 5164petra.enroth(a)terapeija.fi

Puheterapia

Marjo Asikainen040-1749979marjo.asikainen(a)terapeija.fi
Elsa Girod040-777 7945elsa.gird(a)terapeija.fi
Sisse Godt045-211 7921sisse.godt(a)terapeija.fi
Johanna Heikkilä0440-841 510johanna.heikkila(a)terapeija.fi
Päivi Holappa040-570 6061paivi.holappa(a)terapeija.fi
Kirsi Hornborg 050-3000 366kirsi.hornborg(a)terapeija.fi
Kirsi-Marja Häkli041-507 9177kirsi.marja-hakli(a)terapeija.fi
Johanna Ihalainen044-234 6129johanna.ihalainen(a)terapeija.fi
Kaisa Ijas040-733 1835kaisa.ijas(a)terapeija.fi
Riina Ilomäki040-576 4725riina.ilomaki(a)terapeija.fi
Elisa Jaakola040-7697 918elisa.jaakola(a)terapeija.fi
Emelie Johansson040-741 4894emelie.johansson(a)terapeija.fi
Kirsi Kaisamatti050-353 3231kirsi.kaisamatti(a)terapeija.fi
Katariina Kanninen050-525 3992katariina.kanninen(a)terapeija.fi
Maija Korpelainen040-139 9277maija.korpelainen(a)terapeija.fi
Katja Koski040-722 2280katja.koski(a)terapeija.fi
Pia Kujansuu040-722 7902pia.kujansuu(a)terapeija.fi
Anna Kulmala050-575 4849anna.kulmala(a)terapeija.fi
Asta Lempinen045-699 8838asta.lempinen(a)terapeija.fi
Annamari Levanto044-239 3292annamari.levanto(a)terapeija.fi
Maija Lukkarinen040-585 0366maija.lukkarinen(a)terapeija.fi
Annika Nummela045-669 1533annika.nummela(a)terapeija.fi
Laura Oinenen050-354 3256laura.oinonen(a)terapeija.fi
Eeva Palin045-113 0355eeva.palin(a)terapeija.fi
Elina Parkkari050-365 6930elina.parkkari(a)terapeija.fi
Pirita Rantala040-8255908pirita.rantala(a)terapeija.fi
Emilia Rounioja050-539 0770emilia.rounioja(a)terapeija.fi
Anni Ruokonen040-820 3312anni.ruokonen(a)terapeija.fi
Ingemo Sahlström050-542 3948ingemo.sahlstrom(a)terapeija.fi
Marja Santapukki050-4913128marja.santapukki(a)terapeija.fi
Mia Satukangas040-5525 341mia.satukangas(a)terapeija.fi
Saara Savuoja045-174 3936saara.savuoja(a)terapeija.fi
Cecilia Silfver040-164 5564cecilia.silfver(a)terapeija.fi
Johanna Tanskanen050-367 6066johanna.tanskanen(a)terapeija.fi
Eveliina Partanen045-212 1677eveliina.partanen(a)terapeija.fi
Leena Turunen044-570 3709leena.turunen(a)terapeija.fi
Marjo Valtonen040-536 0534marjo.valtonen(a)terapeija.fi
Tiina Vaaraniemi040-587 02 73tiina.vaaraniemi(a)terapeija.fi
Pauliina Väänänen050 3473745pauliina.vaananen(a)terapeija.fi

Musiikkiterapia

Päivi Saukko040-577 3671paivi.saukko(a)terapeija.fi

Toimitusjohtaja

Markku Helminen0500-600 643markku.helminen(a)terapeija.fi

Kehitysjohtaja

Heikki Manninen0400 345 417heikki.manninen(a)terapeija.fi

Osarekisterinpitäjä
Lasten Terapiakeskus Terapeija Oy
Terapeuteilla ja Lasten Terapiakeskus Terapeija Oy:llä on sopimus terapian laskutuspalvelusta, sähköisen potilastietojörjestelmän ylläpidosta ja siihen liittyvän osarekisterin ylläpidosta ja suojauksesta.

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Terapeijan rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Terapiakeskus Terapeija Oy
Markku Helminen , toimitusjohtaja, puh. 0500 600 643
Itsenäisten terapeuttien henkilökohtaiset asiakasrekisterit
Kukin itsenäinen ammatinharjoittaja terapeutti vastaa omasta rekisteristään ja heillä on myös oma henkilökohtainen tietosuojaselosteensa. Yhteyshenkilö on terapeuttinne, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta: www.terapeija.fi

3. Rekisterin nimi
Terapeijan asiakasrekisteri, potilastietorekisteri
xx Terapeutin asiakasrekisteri
Osarekisterin nimi
Terapeijan laskutustiedot

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus
Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestäminen ja toteuttaminen sekä terapiapalvelujen laskutus.

5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot -nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, yhdyshenkilö/lähiomainen, omalääkäri, omahoitaja, hoitotiedot, tutkimustiedot, terapiasopimuksessa/suunnitelmassa yksilöidyt tiedot, terapiamuistiinpanot, harjoitteluohjeet, valokuvia, videoita. Osarekisterin tietosisältö: Laskutusosoite, potilaan nimi, henkilötunnus, maksusitoumuksen numero, terapioiden käyntikerrat ja päivämäärät. Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys: rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä Lait: EU:n tietosuoja-asetukset (2016/679) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)
Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin: ei yhdistetä

5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT
Potilastietojen säilytysajat on määritelty Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjoista: Noudatamme asetusta potilasasiakirjoista. Sosiaali- ja terveysministeriön päätöksen mukaisesti säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista 17 päivänä elokuuta 1992 annetun lain (785/1992) 12 §:n 2 momentin ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 9 päivänä helmikuuta 2007 annetun lain (159/2007), sellaisena kuin niistä on ensin mainittu laissa 653/2000, nojalla:
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20090298 Säilytysajat ovat tarkistettavissa asetuksen liitteestä
http://www.finlex.fi/data/sdliite/liite/5678.pdf

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaalta itseltään saadut tiedot. Asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaisilta ja hoitavilta yksiköiltä, sekä lähettävältä taholta ja Kelalta saatavat tiedot. Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13§, muut 653/2000 ja asiakkaan kanssa tai alaikäisen huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta/suunnitelmaa. Henkilötiedot, hoitotiedot ja muut potilastiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Lasten Terapiakeskus Terapeija Oy. Terapeijan terapeutit ylläpitävät kukin omaa rekisteriään. Osarekisteriin tallennetaan laskutuksessa tarvittavat henkilötiedot. Osarekisteriä ylläpitää Lasten Terapiakeskus Terapeija Oy. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Jatkohoitotilanteessa asiakkaan
potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. Asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Aineistot säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy vain terapeutilla itsellään. Hän valvoo aineistoa.

B. Sähköisesti tallennetut tiedot
ineistot säilytetään terapeutin henkilökohtaisella tietokoneella, älypuhelimella, tabletilla tai erillisellä muistitikulla tai irtokovalevyllä. Laite ja/tai tietokoneaineisto on suojattu salasanalla ja suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Muistitikkua ja irtokovalevyä säilytetään lukitussa tilassa manuaalisen aineiston kanssa. Tietoja ei ole muilla tietokoneilla. Varmuuskopiot tallennetaan pilvipalveluun. Varmuuskopiot ja muut tiedot suojataan pilvipalvelussa siten, että ne salataan, kun niitä siirretään Internetissä ja säilytetään palvelimella tallentamalla ne salattuun muotoon, sekä käyttämällä suojaustunnuksia todentamiseen. Tietosi on siis suojattu luvattomalta käytöltä, kun niitä lähetetään laitteilta pilvipalveluun tai pilvipalvelusta laitteisiimme ja kun niitä säilytetään pilvipalvelussa. Pilvessä tiedot ovat salattuja, eikä salausavaimia milloinkaan luovuteta kolmansille osapuolille. Terapeija Oy:llä ja Terapeijan terapeuteilla ja ammatinharjoittajilla on kirjallinen suunnitelma KanTa:aan (Kansallinen terveysarkisto) siirtymisestä ja liittymisestä. Terapeijalla ja Terapeijan terapeuteilla on lakiin perustuva velvollisuus liittyä KanTaan. Terapeija käyttää sähköistä potilastietojärjestelmää joka on Kanta auditoitu. Se on Kanta yhteensopiva ja auditoitu. Potilas- ja hoitotiedot kirjataan ja tallennetaan potilastietojärjestelmään lain määräämässä ajassa. Käyttö ja käyttäjä todennetaan suojaustunnuksilla. Suojaustunnuksia ei koskaan luovuteta kolmansille osapuolille. Terapeutin henkilökohtaiset suojaustunnukset vaihdetaan säännöllisin väliajoin. Tietoihin pääsee käsiksi vain Terapeijan hoitava terapeutti ja laskutuksesta sekä ylläpidosta vastaava vaitiolovelvollinen henkilökunta. Tietosi on suojattu luvattomalta käytöltä, kun niitä luodaan tai käytetään potilastietojärjestelmässä ja kun niitä säilytetään potilastietojärjestelmässä. Lisäksi asianmukaista käyttöä valvotaan potilastietojärjestelmän käyttäjälokilla, johon tallentuu automaattisesti asiakastietoja käsitelleiden henkilöiden nimet, ajankohta ja tapahtuma.
Kun lopullinen siirtyminen KanTaan on suoritettu ilmoitetaan siitä erikseen asiakkaille.

C. Laskutustiedot osarekisterissä
Terapeija säilyttää laskutustiedot potilastietojärjestelmässä, jonka käyttö on suojattu salasanalla. Sisäinen tietoverkko on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja sen käyttöä valvotaan.

D. Laskutuslistat ja reittiliitteet
Mahdolliset muut laskutuslistat ja reittiliitteet on suojattu salasanalla, paperiversiot säilytetään muun manuaalisen aineiston kanssa lukitussa tilassa.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Kaikkiin asiakasrekistereihin ja osarekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus (Henkilötietolaki 26§) Tietoihin on oikeus tutustua ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö esitetään hoidon järjestämiseen, terapiasopimukseen ja hoitopalautteisiin ja muihin rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä suoraan terapeutillenne tai Markku Helmiselle, joka antaa tiedot tarkastettuaan asiakkaan henkilöllisyyden tai kysyjän lakiin perustuvan oikeuden pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Asiakkaalla on kaikkiin kaikkiin KanTaan siirrettyihin omiin potilastietohinsa vapaa pääsy oman KanTa rekisteröitymisensä kautta.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä pitää perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta. Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus: Korjausvaatimus esitetään sille terapeutille jonka ylläpitämää rekisteriä korjaus koskee tai Markku Helmiselle

11. Muut mahdolliset oikeudet
EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen informointi. Henkilötiedot tallennetaan rekisteriin, jota ylläpitää Lasten Terapiakeskus Terapeija Oy ja terapeuttinne. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä luovutetaan vain lakiin perustuen tai luvallanne. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä. Teillä on mahdollisuus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonne.